「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ…」と、やることが多すぎて頭の中がパンクしそうになること、ありませんか？
本業をしながら副業のWeb制作をしたり、ブログを書いたりしていると、タスクの量に圧倒されて「何から手をつければいいかわからない！」とフリーズしてしまうことがよくありました。
そんなとき、「Notionでタスク管理できないかな」と思って検索していたら、1本のYouTube動画にたどり着きました。【完全保存版】Notionで叶える最強のタスク管理術を紹介します！ という動画です。そこで初めて知ったのが、「GTD（Getting Things Done）」という手法でした。
今回は、YouTubeを参考に作ったNotionのGTDタスク管理の仕組みと、実際に使ってみてのリアルな感想をお届けします。
そもそも「GTD」ってなに？
GTD（Getting Things Done）とは、一言でいうと「頭の中にある『気になること』をすべて外に書き出し、整理して、目の前の作業に集中する」ためのタスク管理メソッドです。
※詳細な定義や公式なルールについては、日本のGTD® Japan 公式サイトなどでも詳しく紹介されている、世界的に有名なメソッドです。
基本的には、次のステップでタスクを処理していきます。
- 収集：頭の中にあるタスクやアイデアを、まずは1箇所（インボックス）にすべて書き出す
- 処理：書き出したものが「今すぐやること」か「いつかやること」か見極める
- 整理：適切なリスト（次のアクション、誰か待ち、プロジェクトなど）に振り分ける
- レビュー：定期的に全体を見直して、リストを最新にする（週次レビュー）
- 実行：整理されたリストを見て、今できることを実行する
この「一時的に何でも放り込むインボックス」を作って、あとで仕分けるという流れが、驚くほどNotionと相性が良かったんです。
YouTubeを参考に作った私のNotion画面
YouTubeで「Notion GTD」や「Notion タスク管理 構築」と検索すると、たくさんの分かりやすい解説動画が見つかります。私もそうした動画を参考にしながら、自分なりにアレンジして作った画面のポイントはシンプルに2つです。
① とにかく何でも放り込む「INBOX（一時置き場）」
頭に浮かんだ「ブログのネタ」「買い物メモ」「クライアントへの返信」などを、深く考えずに1秒でメモできる「INBOX」用のデータベースをNotionに作りました。スマホからもNotionウィジェットですぐに入力できるようにしています。
② ステータス別のタスクリスト
INBOXに溜まったタスクを、Notionのデータベースで以下のリストに仕分けます。
- Pinned：今日必ずやりたい、目につく場所に固定しておくタスク
- Next Action：時間があるときに進める、具体的に動けるタスク
- Waiting：クライアントやパートナーからの返信待ち
- Project：「ブログ運営」「Web制作の案件」など、複数のアクションが必要な大きめのまとまり（※ここは現在も改善を続けています）
- Remind：期日が来たら思い出したいタスク
- Wish List：いつかやりたいアイデアや、気になっていること
実際に使ってみて感じた3つのリアルな感想
YouTubeの動画を見ながら「本当かな？」と半信半疑で作り始めた仕組みですが、実際に使ってみると大きく3つの変化がありました。
1. 「何からやろう？」と迷う時間がゼロになった
以前は、パソコンを開くたびに「さて、今日は何をするんだっけ…」と考えることから始めていました。それだけで脳のエネルギーを消費していた気がします。
今は、Notionで整理されたリストの「Pinned」や「Next Action」を見るだけで、すぐに作業に取り掛かることができます。意思決定のコストが減るだけで、本業終わりの疲れた頭でもスムーズに副業の作業に入れるようになりました。
2. 頭のモヤモヤが消えて、目の前の作業に集中できる
「あ、あれも買わなきゃ」「あのメール返したっけ」といった雑念が浮かんだら、すぐに「INBOX」にメモして頭から追い出すようにしました。
「Notionに書いてあるから忘れても大丈夫」という安心感があるため、今書いているブログの執筆や、デザインの制作に100%集中できるようになりました。頭のメモリが常に空いている感覚は、本当に気持ちが良いです。
3. 【現在の課題】プロジェクトのタスクが溜まってフリーズする問題
頭の中のモヤモヤを書き出す「INBOX」はうまく機能しているのですが、実は今、新しい課題に直面しています。
それは、「プロジェクト全体のタスクがどんどん増えてしまい、その処理が追いつかなくなってきた」ということです。
GTDの考え方では、週に1回の全体見直し（週次レビュー）が必要とされていますが、実際には忙しくてNotionを開いてレビューする時間が取れず、タスクが溜まりっぱなしになっていました。
タスクが「やりたいこと（大きな塊）」のまま放置されていると、体が動かなくなります。今回学んだ最大の教訓は、「ただタスクを書き出すだけでなく、それを『今日できる具体的なアクション』に細かく分解する専用の時間を、スケジュールの中にしっかり確保しなければいけない」ということでした。
まとめ
- YouTubeの動画を参考に、自分に合うNotionのGTDタスク管理を作ってみた
- 頭の気になることをすぐINBOXに書き出すだけで、集中力が大幅にアップ
- 大きなタスクが溜まるのを防ぐため、「タスクを細かく分解するタイミング」を習慣化することが次の課題
GTDの管理システムは、一度作れば終わりではなく、自分の生活に合わせて少しずつアップデートしていくものだと実感しています。
もし「タスク管理がうまくいかない」と悩んでいる方がいたら、まずはYouTubeの解説動画などを参考に、簡単なインボックス作りから試してみてはいかがでしょうか。私も少しずつ改善しながら、自分にぴったりの方法を見つけていきたいと思います！
この記事が参考になったらXでシェアしていただけると嬉しいです😊
関連記事
NotionをClaudeと組み合わせて副業管理に使う方法もまとめています。あわせてどうぞ👇
最近の記事
コメント